Wat ga je doen?

In de functie van Executive Assistant bij amsterdam&partners ben jij de rechterhand van onze directeur. Je ondersteunt haar bij haar werkzaamheden en zorgt dat alle zaken succesvol worden voorbereid en afgerond. Je ondersteunt niet alleen, maar fungeert ook als sparringpartner. Naast dat je de planning verzorgt en bewaakt stuur je ook bij wanneer deadlines of afspraken niet haalbaar blijken te zijn. Je stelt hierbij kaders op het juiste moment en geeft feedback.

Jouw taken zijn:

  • Actief meedenken met de directeur
  • Dossierbeheer voor de directeur inclusief het bewaken van to-do lijsten en deadlines
  • Uitwerken van verslagen
  • Vergaderingen van MT en Raad van toezicht inplannen, voorbereiden, (juridisch) notuleren en uitwerken
  • Complex agendabeheer
  • Zelfstandig beantwoorden en verwerken van e-mail van directeur en overige correspondentie t.b.v. de directeur
  • Op professionele wijze beantwoorden en onderhouden van zowel interne- als externe contacten
  • Voorbereiden, aanpassen en uitwerken van presentaties (PowerPoint)
  • Verantwoordelijk voor de organisatie en voorbereiding van meetings
  • Het boeken, plannen en organiseren van zakenreizen
  • Inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel en bijwerken van Statuten
  • Controleren van zakelijke contracten voordat deze getekend worden samen met de afdeling Finance
  • Je hebt affiniteit met juridische vraagstukken en ondersteunt Directie en MT hierbij
  • Het bijhouden van Social Media kanalen van Directeur en meedenken bij het persoonlijke Social Media Plan van de Directie in overleg met collega’s.

Je werkt nauw samen met de Management assistent die de ondersteuning van 3 Managementteam-leden verzorgt. Bij afwezigheid kun je haar ook vervangen.

Wat breng je mee?
Je bent organisatiesensitief en kunt meerdere werkzaamheden naast elkaar uitvoeren zonder het overzicht te verliezen. Plannen, organiseren en problemen oplossen vindt je een uitdaging. Je beschikt over analytische maar ook over communicatieve, en schrijfvaardigheden en je hebt inzicht in (bestuurlijke /politieke) verhoudingen, procedures en beleidsontwikkelingen. Daarnaast ben je flexibel en kun je onder druk werken. Als persoon ben je gastvrij, collegiaal en in staat om relaties op te bouwen. Verder ben je bereid om af en toe op onregelmatige tijden te werken.

Op jouw CV staat:

  • Een afgeronde hbo-opleiding in de richting (directie)secretaresse of management assistent
  • Aangevuld met een juridische opleiding
  • 5 jaar werkervaring op het niveau van Directiesecretaresse
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal
  • Goede beheersing van PowerPoint en Outlook

Wat kun je van ons verwachten?
Een werkgever die veel vrijheid geeft in de manier waarop jij je werk doet. Zo vinden we flexibele werktijden belangrijk. Doorlopende ontwikkeling is onderdeel van onze bedrijfscultuur. In onze organisatie vinden we het belangrijk dat onze collega’s het verschil maken voor de stad en de metropool.  Wil jij meebouwen aan een leefbare, aantrekkelijke, welvarende, duurzame en inclusieve Metropool Amsterdam? Reageer dan op deze vacature.

Daarnaast bieden wij je:
Een salaris tussen € 2.800,- en € 3.100,- (o.b.v. een 38-urig dienstverband)
Een fulltime functie van 38 uur, een contract vanaf 32 uur is bespreekbaar
Toegang tot online trainingen
Een persoonsgebonden budget voor opleidingen
De I amsterdam crew card, waarmee jij gratis of met korting toegang krijgt tot bijna alle Amsterdamse musea en attracties

Meer informatie of direct solliciteren?
Is de vacature van Executive Assistant jouw volgende stap? Reageer dan direct via deze link. Wil je eerst meer weten over de functie? Neem dan contact op met Wendy van Loenen, HR Executive via werkenbij@iamsterdam.com

Solliciteer op deze functie

Mogen wij ons nog even voorstellen?
amsterdam&partners draagt bij aan de leefbaarheid, aantrekkelijkheid en welvarendheid van een duurzame en inclusieve metropool. Dit doen wij door het dagelijks bouwen van een betere reputatie en het gidsen van bewoners, bedrijven en bezoekers door het unieke aanbod van de Metropool Amsterdam. Door de inzet van de juiste data en inzichten, nieuwe technologieën en verhalen die beklijven (storytelling) beïnvloeden wij beeld en gedrag. In onze visie staat de bewoner centraal en zijn bedrijven, congressen en bezoekers welkom blijven. Mits ze iets toevoegen aan de Metropool Amsterdam. En is de focus verschoven van kwantiteit naar kwaliteit. Wij kunnen die uiteraard niet alleen realiseren. Daarom verbinden we mensen, organisaties en initiatieven om samen kansen te verzilveren en problemen op te lossen. Ons netwerk bestaat uit meer dan 1000 partners die allemaal vorm en inhoud geven aan Metropool Amsterdam. Overheden, culturele instellingen , bedrijfsleven en kennisinstellingen. Samen met onze partners bouwen we aan een leefbare, aantrekkelijke, welvarende, inclusieve en duurzame Metropool Amsterdam.

Onze organisatie heeft bijna 80 gepassioneerde medewerkers die zich vol inzetten voor de stad en omgeving. Onze organisatie kenmerkt zich door een open cultuur en informele werksfeer, waar volop ruimte is je talenten te benutten. Wil je meer weten over onze organisatie? Kijk dan op onze website www.iamsterdam.com.